La gestion de la flotte varie en fonction de la taille, du type de flotte et des préférences de l’entreprise. La question de l’externalisation de la gestion de la flotte est une décision stratégique, qui doit être prise en fonction de la taille de la flotte, de la structure, etc. en tenant compte de la rentabilité.
L’externalisation s’effectue généralement par l’intermédiaire d’une société (conseiller/consulting de flotte ou prestataires de services externes), qui exécute toutes les tâches associées à la flotte pour le compte de l’entreprise. Les employés et les autres parties prenantes impliquées dans la gestion externalisée du parc automobile contactent directement un prestataire de services externe, par exemple pour commander des véhicules. Les grandes entreprises ont souvent recours à l’externalisation de leur flotte logistique par l’intermédiaire d’un prestataire de services externe pour certaines raisons.
Pour les PME, la gestion des véhicules avec ou sans location longue durée se fait généralement en interne.
Cependant, une chose est caractéristique de la gestion (interne), quel qu’en soit le type : elle implique beaucoup de temps et d’efforts et ne sert généralement pas le cœur de métier de l’entreprise. Les véhicules pour le service sur le terrain, ou les véhicules mis à la disposition des employés, sont très importants pour de nombreuses entreprises et indispensables. Cependant, personne n’aime s’en occuper. La flotte est souvent gérée comme un moyen de parvenir à une fin en plus du travail réel. Il n’y a donc plus de temps et certainement plus de budget.
Pour la gestion de flotte, le marché offre une variété de programmes de travail, de logiciels de gestion de flotte et d’autres outils. Différents programmes sont utilisés pour différentes tâches dans la chaîne de valeur, quel que soit le type d’administration. Par exemple : la gestion des rendez-vous et des rappels est organisée via un programme de calendrier, l’aperçu des coûts de l’ensemble de la flotte via Excel et le logiciel d’un fournisseur de cartes de carburant est utilisé pour une vue d’ensemble claire du kilométrage. Ou : L’ensemble du processus de gestion s’exécute via un système ERP configuré avec toutes les interfaces. Dans certains cas, l’administration se fait encore traditionnellement entièrement à la main.
Les données sur la base desquelles des décisions contraignantes doivent être prises en matière de gestion de flotte nécessitent une base uniforme. Les conséquences de systèmes multiples et souvent côte à côte sont des coûts élevés et des griefs évitables dans la gestion de flotte opérationnelle (par exemple, des délais contrôle technique manqués, des coûts de retour élevés ou un manque de contrôle des coûts individuels importants). Le grand défi est d’avoir une vue d’ensemble de toutes les informations afin qu’une gestion efficace de la flotte soit possible. Mais c’est plus facile à dire qu’à faire ! Bien que des potentiels d’économies soient généralement disponibles, il n’est pas toujours clair comment et par quels moyens les utiliser au mieux.
Outre les logiciels de gestion, de moins en moins chers voire même gratuits, il existe également des boîtiers pour optimiser la gestion de flotte. Le principal avantage est la géolocalisation de véhicules, en temps réel, mais également d’avoir les données sur le véhicules (diagnostic, kilométrage, consommation) et du comportement du conducteur (conduite à risque, arrêt moteur tournant, dépassement des horaires de conduite, etc…)
Les données peuvent être facilement analysées et résumées et exportées pour la production de rapports en fonction des besoins et de l’objectif. Il est facile d’établir et d’évaluer des repères de coûts ou des comparaisons d’état des contrats. Les évaluations pour la gestion, par exemple sur la structure exacte des coûts, peuvent être obtenues rapidement et facilement. De plus, les valeurs aberrantes des coûts peuvent être identifiées immédiatement et des mesures peuvent également être prises au cours de l’année. L’ensemble du processus d’administration – de l’achat à la vente, de la location à la restitution du contrat de location – est correctement et proprement cartographié par l’intermédiaire de data. Les processus de communication et de coordination avec toutes les parties prenantes possibles peuvent également être conçus de manière beaucoup plus efficace à l’aide de solutions logicielles intelligentes de gestion de flotte.
